O pořádání conů

Václav Pravda

 

 

   Máme za sebou finanční stránku conu na příkladu Avalconu. V tomto díle snad také pomohu lidem, kteří se chystají uspořádat vlastní con nebo podobnou akci. Vyjdu z našeho rozdělení činností, které bude sice u každého klubu trochu jiné, v závislosti na možnostech a zaměření jednotlivých členů a náplně conu, ale dá se použít obecně.

Předpoklady pro pořádání conu

Lidi
hlavní pořadatel - koordinuje činnosti, stanovuje priority, rozděluje práci, zve a vítá hosty, sestavuje program, uzavírá smlouvy a dohody o pronájmech apod., objednává, hlídá dodržování programu, řeší okamžité problémy, ...
pořadatelé - vykonávají přidělenou práci, přicházejí s náměty, obsazují hlavní místa a nesou za ně odpovědnost: vchod - evidence, prezence, kontrola, uvítání, informace; bar - zásobování, finance, obsluha, ceny; počítače a jiná technika - sehnání, instalace, obsluha
pomocní pořadatelé - příprava prostor (stoly, židle, postele, žíněnky, ), příprava materiálů (výroba placek, sešití fanzinů, naplnění tašek), hlídání počítačů, burza, obsluha videa, ubytování na internátě, spacákové ubytování, turnaje, úklid, doplňování hygienických potřeb, ...

Prostory
   větší místnost pro hlavní program, 0-3 místnosti pro další programy, volná místnost pro debaty a neohlášené pořady, bar, kuchyň, ústřední shromažďovací, potkávací a informační plocha, toalety, prodejní prostory, výstavní prostory, místnost pro burzu, zázemí pro pořadatele, místnosti pro hráče

Vybavení
   zvuková a světelná aparatura, video, počítače: pro hry, prezenční, pro použití v programu, informační, promítačka, meotar, promítač diapozitivů, mikrovlnka a běžné kuchyňské vybavení, magneťák do baru.

Termín
   Nesmí kolidovat s termínem některého velkého conu (Bohemiacon, Dracon, Parcon, Pragocon, Avalcon, Minicon, Gamecon) V žádném případě by neměl být ve stejný termín, nevhodný je i termín podobný (+- 14 dní). Výjimku může tvořit Parcon, pokud bude někde dál na Slovensku. Pak stačí, když se nebude termín přímo shodovat. Termín by neměl být stejný ani podobný jako termín některého menšího conu a porady SF klubů. Ideální je najít termín v prázdném období, takže pro velký con přichází v úvahu duben (pozor ale na poradu SF klubů!), začátek května, pro menší cony se vhodných termínů najde pochopitelně víc.

Příprava conu

Propagace
    Podle zaměření conu se reklama na con musí objevit v Ikarii a měla by v Magazínu F&SF, Dechu Draka, Fantázii, Legendě, lokálních novinách. Bude jen dobře, objeví-li se ve Score, Excaliburu a jiných počítačových časopisech, Letectví a kosmonautice, Magazínu 2000, Fantastických faktech, fanzinech, ... Podaří-li se oslovit celostátní časopis nebo noviny, rádio, televizi, bude to zázrak a má to cenu jen v případě pořádání opravdu velké akce. Přihlášky a letáky by se měly dostat i do specializovaných SF knihkupectví, možná je i reklama v nějaké knize. V úvahu přichází i umístění plakátů na pražských, brněnských a místních vysokých a středních školách, zaslání zvacích dopisů SF klubům, ale velký význam to nemá, protože neexistuje aktuální seznam fungujících a aktivních SF klubů.

Materiály
   
Zvyklostí se stalo rozdávání materiálů v ceně vstupného. Kromě darů sponzorů by materiály měly sestávat z: program conu, informace, taška, placka, tužka, něco na čtení (speciál fanzin, sbírka povídek, knížka od sponzora), případně plakát. Nejdůležitější je program, počteníčko a placka. Con bez placky není podle mne úplný.

Program
   Vytipovaným osobnostem (spisovatelé, redaktoři, překladatelé, kritici, významní fanové-specialisté na určitou oblast SF, nakladatelé, vydavatelé a knihkupci, výrobci a obchodníci her, modelů, figurek, odborníci na UFO, kosmonautiku a počítače, ...) zaslat zvací dopis nebo pozvat osobně při setkání na jiném conu nebo akci, požádat o vystoupení v programu. Výběr nechat na daném hostovi nebo navrhnout okruh, ze kterého by měl pořad být (samozřejmě to musí být v okruhu zájmů hosta). Poté pozvaného kontaktovat telefonicky, zda dopis došel, jestli je možné předběžně s pořadem počítat. Měsíc před conem znovu volat, jaký bude název programu, jestli se něco nezměnilo, kdy chce host přijet a odjet, v týdnu před conem potom následuje poslední telefonické ověření, zda všechno platí. Nejdůležitějším osobnostem nabídnout výběr doby vystoupení, ostatním nabídnout omezený výběr a program doplnit pořady přátel a vlastními. Sestavení vyváženého programu není jednoduché. Nestačí naplácat za sebe pořady. Pořady nejdůležitějších se nesmí překrývat a proti nim je třeba dát buď pauzu nebo něco pro specialisty nebo něco, co se v programu ještě druhý den zopakuje. Ideální je, když si každou hodinu může účastník zaměřený na určitou oblast vybrat něco svého. Například proti Zeměploše Jana Kantůrka může jít pořad o kosmonautice a na videu nějaká Akta X pro zájemce o UFO a záhady. V další hodinu pak může být proti přednášce Ondřeje Neffa pořad o kruzích v obilí a na videu nějaká fantasy nebo horor. Dobré je, když se také střídají typy pořadů, tzn. když proti besedě je přednáška a ne zase beseda. Proti vážnému tématu by mělo být téma legrační. O dodržení těchto pravidel jsme se pokusili v programu Avalconu 97. Pauzy na oběd jsou žádoucí, na večeři se hodí také, nesmí ale trvat dvě hodiny. Máte-li programu hodně, je potřeba skloubit čas na jídlo s programem. Začátky videoprojekcí stanovte na celé hodiny, aby se omezil příchod a odchod lidí. Pozor, některá Akta X jsou strašně dlouhá, vyhraďte si na ně dvě a půl hodiny. Přestávky využijte pro přetočení kazety, vyvětrání a srovnání židlí. Pro párty je třeba zajistit hudbu, speciální program, vyhlašování soutěží a vyplatí se občerstvení zdarma. Tombolu má cenu dělat jen když máte alespoň pár hodnotných cen. Cen nesmí být moc, protože pak se vyhlašování protáhne a je to nuda. Při vyhlašování tomboly je důležitá dobrá organizace - vyvolání jednou osobou, kontrola losu a předání ceny druhou osobou a příprava cen k předání třetí osobou.

Prostory
    Rozmístění židlí a stolů je to nejmenší, ale i to má své zásady. Musí být odevšud dobře slyšet a vidět, dostatečné mezery pro nohy jsou nutné. Stoly a židle pro řečníky nejlépe na vyvýšeném pódiu. Nesmí se zapomenout na dostatečnou šířku průchodů a přístupových cest. Důležité je dobré větrání a osvětlení. Příprava ubytovacích prostor spočívá v kontrole pronajatého internátu, rozmístění prádla, toaletního papíru, mýdla, ručníků (pokud se nevydává při přihlašování), dále v přípravě žíněnek, podložek pro ubytované ve spacácích. Do přípravy prostor spadá i instalace a odzkoušení techniky. Každý prostor musí být zřetelně označen, ve složitějších případech se hodí i mapka. Do přípravy baru zahrnujeme domluvu s dodavateli (nejlépe s platbou po a s vrácením nespotřebovaného), navození zboží, organizaci služeb v baru, vytvoření ceníku a cenovek, zařízení a výzdobu baru.

Ostatní
    Důležité je perfektní označení cesty k místu conání i samotného místa conání. Naše zkušenosti ukazují, že cedule nejsou nikdy dost velké a nikdy jich není dost. Nikde nenechávejte nic cenného bez dozoru. Počítačovou místnost jeden člověk neuhlídá. Nepouštějte si lidi na dosah kasy, do pořadatelských prostor. Neposkytněte nikomu šanci, ani sobě navzájem. Pojistěte se proti škodám, při větším počtu lidí je nutná přítomnost požární hlídky a zdravotníka. Hlavní pořadatel a pořadatelé by přes den neměli pít alkohol, bohužel. Conání akce musíte oznámit na místním úřadě. Na finančním úřadě se zeptejte, jestli budou chtít nějaké daňové přiznání a účetnictví conu. Con jakožto nevýdělečnou akci může dělat kdokoliv - jednotlivec, občanské sdružení, právnická osoba. Nepotřebujete razítko Čs. Fandomu, pokud akci děláte na své triko. Počítejte s tím, že přijede zhruba stejný počet lidí bez přihlášení jako přihlášených. Hosté, přednášející neplatí vstupné a podle toho, jak moc o ně stojíte, jim nabídněte úhradu ubytování, stravování, jízdného nebo benzínu.

Průběh conu

Prezence a ubytování
    Lze dělat na počítačích nebo ručně, záleží spíš na připravenosti, na systému a na šikovnosti. Náš systém byl následující. U vchodu účastník řekl jméno a jestli se přihlásil předem. Pokud ano, v seznamu jsme našli kolik skutečně platil, domluvili se na případných změnách a dorovnání. Pokud ne, vyjmenoval co chce a zaplatil. Druhý kontrolor proštipoval příslušné kolonky na vstupence, předal materiály a poukázku k ubytování, kterou vybrala služba na intru, zapsala si nacionále a na zadní stranu vstupenky napsala číslo pokoje, vydala prádlo. Na Bohemiaconu je to obdobné, pouze místo proštipování dají konkrétní druh vstupenky a na koleji se nemusíte identifikovat, stačí jen vstupenka, prádlo je na pokoji. Dracon jede na počítačích včetně ubytování, vstupenky jsou rovněž označovány podle zaplacení, prádlo je na pokoji. Kasu hlídat! Na požádání musíte být připraveni vystavit daňový doklad.

Program
    Každý program by měl mít svého průvodce, který uvede hosta, představí ho a jeho pořad, poslouží něčím na pití, řídí besedu, případně zpovídá hosta a hlídá včasné ukončení. Průběžné změny by měly být vyznačeny jak na hlavním programovém panelu, tak na dveřích jednotlivých místností.

Služby
    Je třeba měnit ručníky, doplňovat toaleťák, mýdlo. Informační tabule by měly obsahovat program a změny v něm, jízdní řády, představení pořádajícího klubu, sponzorská loga a nabídky, informace o možnostech, kde se najíst a napít, zásady pro chování na conu, požární, bezpečnostní a hygienická pravidla, mapu města, ... Uveďte čísla na policii, hasiče, záchranku, informace, taxi, nádraží apod.

Bar
    Obsluha veselá a ochotná co nejdéle do rána. Posledních pět vytrvalců omluví zavření v pět ráno, ale zavřít v jednu stovce lidí znamená velkou rozmrzelost. Na cony jezdí hodně studentů, proto je lepší bar zajistit vlastními silami s příjemnými cenami. Musíte mít něco k jídlu a spousta lidí si radši než pizzu dá chleba se škvarkovou pomazánkou a okurkou nebo utopence s cibulí. Pivo lahvové, alkohol veškerý, ale je nutné počítat s tím, že broskvová, zelená a whisky se moc nepijou, zato fernetu je třeba hodně. Kafe, sodovka, limonády, párek, cigarety, chipsy a tyčky, tatranky + něco navíc. Co dochází, je třeba doplnit s předstihem. Kasu je třeba hlídat. Přeji spokojené účastníky a silné zážitky.

 
k ZA 20
k Publicistice
k ZA
na start